Dijital Dönüşüm Nedir?

Bilgi teknolojilerinin yoğun olarak kullanılması iş süreçlerinin ve verilerin hızlı, zaman ve para tasarrufu sağlayarak dijital ortama taşınmasını sağlar. Bu durum ise dijital dönüşüm olarak adlandırılır.

Dönüşüm, dijitalleşen dünyayı hızlı ve kolay bir şekilde iş hayatına taşımaya olanak tanır. Alışveriş işlemlerinin e-ticaret şeklinde yapılması günümüzde güvenlik sistemlerinden ödeme sistemlerine kadar pek çok yerde dijital dönüşüm etkisini kanıtlar niteliktedir. Alışılagelmiş evrak, dosyalama, kâğıt gibi saklama ve belgeleme yöntemleri değişirken, maliyet avantajı sunan ve zaman kazandıran dijital dönüşümü seçen firmalar bu rekabette bir adım öne geçer.

Dijital Dönüşümün Faydaları
Eski tip veri saklama veya ulaşma işlemleri, odalar dolusu fatura arşivleri ve hesaplama masrafları ile karışık bir şekilde sunulurdu. Günümüzde dijital dönüşüm sayesinde gereksiz iş yükü azaldı ve verimlilik artarak e-ticaret süreçleri hızlandı. Her şeyin dijital ortama taşındığı bu sistemde baskı, kâğıt, posta ve arşivleme maliyetleri de ortadan kalktı.

Dijital dünya aracılığıyla gerektiğinde eski dokümanlara saniyeler içerisinde ulaşılabiliyor. Anlık ve otomatik veri kaydı ile sistemde oluşacak hata oranları azaldı ve evrakta kaybolma neredeyse hiç yaşanmıyor.

Kâğıt kullanımının en az seviyeye indirildiği dijital dönüşüm ile her yıl yüz binlerce ağacın kesilmesi de engellendi.

Dijital Dönüşümde Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Dijital dönüşümün sağladığı faydaların yanında dikkat edilmesi gerekilen durumlar da yer alır. Özellikle kişisel verilerin gizliliği dikkate alındığında siber saldırılar yüzünden bu bilgiler kötü niyetle kullanabilecek kişilerin eline geçmeye açık hale gelir. Bu kapsamda sunulacak güvenlik hizmetlerinin önemi de artar.

Günümüzde dijital dönüşüm kapsamında dikkat edilmesi gerekenler:

• Tüm veri ve belgeler siber saldırılara karşı açıktır. Bu nedenle güvenlik önemlidir.
• Kolay bir süreci yoktur. Doğru bir şekilde planlama, değişim ve destek gerektirir.
• Hedefler veya sonuçlar garantili değildir. Planlama takibi önemlidir.
• Sistemsel basit hatalar sebebiyle yedeklenmeyen pek çok veri kaybolabilir. Yedekleme ve destek sistemleri buna göre kurulmalıdır.
  
  Dijital dönüşüm kapsamında kullanılan pek çok yöntem beraberinde avantajları ve dezavantajları da getirir. Bu anlamda kurum doğru risk analizlerini yapmalı, gerekli önlemleri almalı ve ona göre bir işlem uygulamalıdır.
  
  Dijital Dönüşüm Nasıl Gerçekleşir?
  Dijital dönüşüm, kendi içerisinde pek çok kola ayrılan geniş bir alandır. Bu alan, devlet ve şirketler tarafından temel strateji ve politika haline getirilerek kusursuz bir şekilde uygulanabilir. Farklı iş kollarından bireylerin uyumlu bir şekilde çalışabilmesini sağlayan bu işlem için öncelikli olarak uygun bir hedefin belirlenmesi gerekir. Kurumsal alanda dijital dönüşüm stratejilerinin belirlenmesinin ardından bu sürecin iyi bir şekilde yönetilmelidir.
  
  Dijital teknolojiler ve dijitalleştirilmiş verilerin kullanılması iş süreçlerinin etkinliğini artırmak ve iyileştirmek amacıyla yoğun olarak kullanılır. Bu kullanım insan kaynağının oluşturulması ile başlar. Dönüşümün tam anlamıyla uygulanabilmesi için hedeflenen sürede tüm ürün ve veriler, dijital ortama aktarılır. Dijital belge ve resimler bu kapsamda kaybedilmeden sisteme entegre edilir.
  
  Dijital Dönüşüm Aşamaları Nelerdir?
  Kurum ve kuruluşların dijital dönüşüm için kullanacağı aşamaları iyi bilmesi sürecin yönetilmesi açısından önemlidir. Dijital dönüşüm sürecinin yönetilebilmesi için gerekli bileşenler;
  
  İnsan
  Dijital dönüşüm ile farklı beceri ve nitelikteki insanların işgücüne ihtiyaç duyulur. Seçilecek personellerin dijital dönüşümün sürdürülebilmesi için yetkin ve kendini geliştirebilen kişiler olması gerekir.
  
  Teknoloji
  Dijital dönüşümün etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için yenilik kapasitesinin geliştirilmesi amacıyla güçlü bir teknolojik altyapı oluşturulmalıdır.
  
  Altyapı
  Dijital dönüşüm önemli aşamalarından biri olan altyapı güçlendirilmesi oldukça önemlidir. Bunun için güvenilir ve hızlı bir internet ağı, kablosuz teknolojiler ve sensörlere ihtiyaç duyulur. Bu sistemlerin tamamının kendi içerisinde sorunsuz bir şekilde çalışması gerekir.
  
  Tedarikçiler
  Dijital teknoloji hizmet ve ürünlerini geliştiren firmaların nicelik ve niteliklerini artırması gerekir. Bu anlamda ihtiyaç duyulan her işlem, sistemle uyumlu bir şekilde çalışmalıdır.
  
  Kullanıcılar
  Dijital dönüşümün uygulanması ve başarıya ulaşabilmesi için kullanıcılar bu süreci desteklemelidir.
  
  Yönetim
  Dijital dönüşüm sonrası süreçlerde işletmelerin yönetimi karmaşık bir hale gelebilir.. Bu anlamda süreci yönlendirecek etkili bir yönetim yapısı oluşturulmalı ve kusursuz bir şekilde işletilmelidir. Sürecin takip edilmesi, performans ölçümleri ve uygulamalar optimize edilmelidir.
  
  Strateji
  Dijital dönüşüm sürecine giren kurum ve kuruluşlar kısa, orta ve uzun vadeli uygulanabilir hedefler belirlemeli, hedeflere giden yolda yapılacakları listelemeli ve personellerin bu amaca hizmet edebilmesini sağlamalıdır. Stratejinin iyi ve sorunsuz işlemesi için uygulanabilir hedeflerin belirlenmesi bu anlamda önem arz eder.
  
  Organizasyon
  Kurum ve kuruluşların kültür ve yapısını değiştirecek düzeyde bir organizasyon yapılmalı, bu durum için birim ve yapılar oluşturulmalıdır. Organizasyon işleri için bir kişi atanmalı ve bu süreçte işi yapan kişiye geniş yetki verilerek yönetime yakın bir düzen kurulmalıdır.
  
  Dijital Dönüşüm Uygulamaları Nelerdir?
  Dijital dönüşüm şu ürünleri kapsar;
  E-posta: Bürokratik süreçlerdeki dilekçe ve belgelerin dijital versiyonu olarak kullanılır.
  Kayıtlı Elektronik Posta: E-posta işlemlerinin e-imza ile gönderimini sağlayan ve bu süreçte kayıt altına alınan her durumun yasal geçerliliğini barındıran bir iletişim türüdür.
  E-fatura ve E-arşiv: Kâğıt faturaların dijital sistemde kullanılmasını kapsar.
  E-Defter: Defter-i kebir ve yevmiye defterinin dijital ortamdaki versiyonudur.
  E-imza: Günümüzde kullanılan ıslak imzanın dijital ortamda kullanılan türüdür.
  E-devlet: Devlet dairelerinde yapılacak işlemlerin kurumlara gitmeden ve sıra beklemeden hızlı bir şekilde halledilebilmesini sağlayan dijital sistemdir.
  E-ticaret: Dükkân ve alışverişleri bilgisayar ortamına taşıyan, mağazaya gitmeden ürün ve hizmetleri özgürce satın alınmasını sağlayan bir alışveriş sistemidir.
  E-Bilet: Günümüzde yolcu ve havayolu şirketlerinin kâğıt bilet gerekmeksizin müşterilerine sunduğu iletişim sistemidir.